OVERLOADED
Vì không có kỹ năng tổ chức, hay nói đúng hơn là kỹ năng quản trị bản thân, nên khi giao việc cho bạn trẻ Việt Nam rất mệt. Việc chẳng bao nhiêu đã than là quá sức, không kham nổi, đòi phải thêm nguồn lực này nọ, đưa nguồn lực thì không biết tận dụng, rối ren toang cả lên, phải đi follow up kiểm tra từng chi tiết. Vậy mà đòi go global, làm việc quốc tế kiểu gì? Nếu sau này vừa bay, vừa tổ chức, vừa làm việc, tổ chức sự kiện ở một nơi hoàn toàn xa lạ thì chắc bại trận từ đầu, trầm cảm vì áp lực không đáng có.
Tôi không hiểu tại sao phải thế, vì chưa bao giờ thấy chuyện gì là overload nếu biết sắp xếp và tổ chức. Ngày công ty M&A vào tập đoàn, ông chủ tịch yêu cầu phải họp 2 khu vực, châu Á & Trung đông tại Malaysia để báo tin và chuyển giao đối tác, tổng cộng 34 quốc gia, tôi tự nhận sẽ tổ chức chu toàn, lo cho team còn quá trời việc phải làm trong thời gian chuyển giao. Hợp đồng M&A có điều khoản bắt buộc là có 4 nhân sự key phải đồng ý chuyển giao cho tập đoàn mới ít nhất 2 năm. Tôi là một trong số đó. Biết thế, nên về mặt trách nhiệm phải tự lo chu toàn cho việc chuyển đổi, không đùn đẩy trách nhiệm cho ai. Vậy là 1 mình tổ chức toàn bộ sự kiện cho 34 quốc gia tại Kuala Lumpur. Sau này nghe xong không ai tin, nhưng bản thân thấy rất bình thường. Làm gì cũng ngồi suy nghĩ, check list ra rồi từng việc từng việc một làm thôi, có gì đâu mà khó.
Tổ chức sự kiện mà như làm startup vậy đó, suy nghĩ theo customer journey, hành trình từ lúc đối tác đáp xuống sân bay Kuala Lumpur đến lúc họ rời khỏi thành phố này, lên máy bay về nhà có những điểm chạm nào, họ sẽ cảm thấy thế nào, mình mong muốn họ cảm thấy thế nào và vì thế mình cần làm gì. Đơn giản vậy thôi, mà từ hướng dẫn đi xe lửa sao từ sân bay đến khách sạn, check in check out sao, ăn uống gì ở đâu, halal hay không halal, ăn chay hay ăn gì theo văn hoá, tôn giáo, đưa đón họp hành ra sao, chăm lo mọi nhu cầu trong và ngoài thời gian họp thế nào, tặng quà gì, nội dung ai nói gì lúc nào trong hội thảo, đón xe sao ra lại sân bay, vv không thiếu một chi tiết nào cho hơn 250 con người đến từ 34 quốc gia khác nhau. Tại sao tôi làm được điều đó còn nhiều bạn trẻ chuyện nhỏ xíu đã la làng? Chia sẻ với các bạn 3 điều.
1. Empathize – thấu cảm đối tượng. Làm gì cũng vậy, vấn đề không phải là làm. Vấn đề là kết quả và cảm xúc mong muốn dành cho đối tượng là gì? Bạn làm gì, làm ít làm nhiều, làm xù tóc cũng không ai care. Quan trọng là kết quả. Làm nhiều mà người ta không hài lòng thì làm để làm gì? Làm ít mà người ta biết ơn là quá đủ. Đừng phức tạp hóa vấn đề, luôn bắt đầu từ why – tôi làm việc này để làm gì?
2. Touch-points – Chia dự án lớn thành điểm chạm nhỏ, rồi biến từng điểm chạm thành một trải nghiệm tuyệt vời. Không ai làm chuyện lớn được nếu không bắt đầu từ việc nhỏ, và tổng hợp của những việc nhỏ tuyệt vời là một việc lớn hoàn hảo. Đừng ngồi đó ảo tưởng về những điều vĩ đại. Hãy hỏi mình có bao nhiêu việc nhỏ tuyệt vời hợp lại thành điều vĩ đại.
3. Nothing is for sure – Trên đời không bao giờ có chuyện tất cả đều chắc chắn. Hôm nay thử vậy mai đã khác. Hôm nay nó work mai nó hổng work. Hôm nay OK mai có chuyện. Đó là lý do vì sao làm gì cũng phải nghĩ plan B plan C. Nếu không xảy ra theo mong muốn thì sao, nếu gặp trắc trở thì sao, nếu plan vậy nó không ra vậy thì sao? Người giỏi là người suy nghĩ thấu đáo mọi trường hợp rồi chuẩn bị cho các kiểu kịch bản. Vì có chuẩn bị nên họ bình tĩnh khi sự cố xảy ra và giải quyết nhanh, hiệu quả.
Nếu nghĩ việc gì quá sức là vì bạn tự nhận mình không đủ năng lực. Còn nếu đã muốn làm thì trên đời này không có gì là quá sức. Mỗi lúc dấn thân là một trải nghiệm mới, một bài học mới. Người giỏi là người học hoài làm hoài, phát triển bản thân hoài sau mỗi lần làm gì đó mới nên họ giỏi, chứ họ có khác gì ta đâu ở điểm khởi đầu..
Nguyễn Phi Vân
