1) Ở khía cạnh Tầm nhìn kiến trúc (Architecture Vision): Hệ thống ERP bắt buộc phải phù hợp chiến lược kinh doanh. Ngày nay “linh hoạt” thường là keywords của mọi chiến lược.
- Khả năng mở hoặc thu hẹp 1 mảng kinh doanh trong vài tuần. ERP phải chứng minh được quá trình roll-out không phải là “critical path” của dự án mở rộng SXKD (kể cả thu hẹp).
- Chi phí đầu tư cho CNTT dần chuyển từ CAPEX sang OPEX: chi trả theo nhu cầu tại thời điểm. Để làm việc này, đơn giản là cân nhắc Cloud thay vì Onpremise.
2) Ở khía cạnh khía cạnh Kiến trúc Quy trình (Business Process Architecture): Một hệ thống ERP hiện đại cần đảm bảo đủ các phân hệ cơ bản hỗ trợ vận hành 2 chuỗi giá trị “In-Out” cơ bản của 1 Công ty:
- Từ Marketing đến Bán hàng, Sản xuất, Thu tiền và Hậu mãi;
- Từ Lập kế hoạch cung ứng đến Mua hàng, Kho và Thanh toán.
3) Ở khía cạnh Kiến trúc dữ liệu (Data Architecture): ERP không phải là 1 phần mềm mà phải là “Nền tảng” (Tạm gọi là ERP Data Platform) và phải đảm bảo bảo mật, an toàn, tập trung hóa thông tin quan trọng của công ty. ERP có thể là bể chứa dữ liệu nguồn và đồng bộ tự động sang các hệ thống khác (VD: Mặt hàng, NCC, Khách hàng…); hoặc cũng có thể là nơi giữ bản sao (VD: Nhân viên, Cơ cấu tổ chức…từ HRMS). Lợi ích của ERP Data Platform:
- Báo cáo đồng nhất con số giữa các Phòng ban (cùng master data).
- Dữ liệu đáng tin cậy nhờ cơ chế kiểm soát chéo tự nhiên (Kho kiểm soát mua, KT kiểm soát kho…)
- Giảm công sức nhập liệu dữ liệu nguồn khi Thêm/Xóa/Sửa.
- Có khả năng hỗ trợ phân tích xu hướng hiệu quả để phát hiện sớm các bất thường (nói đến đây là nhớ tới sự liên hệ BI với CIA của anh @phí anh tuấn).
4) Ở khía cạnh Kiến trúc Ứng dụng (Application Architecture): ERP thông thường sẽ là trung tâm/nền tảng của kiến trúc IT và cung cấp khả năng tích hợp đẩy đủ với các hệ thống IT khác. Ở đây không phải là coding các API khi nào cần hoặc chọt choẹt vào database mà là bộ APIs tiêu chuẩn để post/get dữ liệu ở bất kỳ điểm nào trong quy trình doanh nghiệp.
5) Ở khía cạnh Công nghệ (Technology Architecture): Thời đại Internet, hot keywords là “Trải nghiệm người dùng”. Apple với iOS, Google với Android và cả Microsoft với Windows 11 đen bóng, chúng ta nhận thấy rằng Người dùng ERP đang được chiều chuộng hết sức ở khía cạnh cá nhân của họ. Ở chiều người lại – chiều của Ứng dụng dùng trong công ty – nếu đòi hỏi họ quay lại với trải nghiệm khô khan là quan điểm quá lạc hậu của IT. Chúng ta phải tìm kiếm giải pháp để chạy đu được theo UX trends nhằm duy trì dự tiện lợi, hứng thú dù là khi “Tạo đơn hàng” hay lên “Lệnh sản xuất”.
- Chức năng Mạng xã hội: khả năng tìm kiếm như Google, Notification nhắc việc như Facebook, Kéo thả như Windows….là những yêu cầu quan trọng khi lựa chọn ERP hiện đại.
- Khả năng nâng cấp: Nếu tiếp cận theo hướng Cloud ERP, cần đánh giá kỹ chu kỳ nâng cấp của các Hãng. Ví dụ, Oracle NetSuite Cloud – mỗi năm 2 lần). IT Leader cũng nên tham khảo lịch sử releasenote để hiểu xem những lần nâng cấp gần nhất thì Hãng trang bị gì mới cho khách hàng của mình để hình dung năng lực của hãng phần mềm đó.
- Khả năng phân tích dữ liệu: đây cũng là yếu tố Công nghệ cực kỳ quan trọng vì ERP sẽ giảm 50% giá trị nếu như khả năng phân tích kém. Sẽ là lựa chọn không ổn lắm nếu bạn là Công ty nhỏ nhưng phải đầu tư 1 phần mềm Phân tích thứ Ba (Như Microsoft Power BI, Tableau…), sau đó thuê 1 chuyên gia mò mẫm vào Database của ERP để tìm cách phân tích. Ngoài chuyện chi phí vận hàng hàng năm vài trăm triệu đồng, sẽ không hề đơn giản nếu như cách tổ chức data của ERP đó không đủ tốt cho các phân tích Xu hướng dựa trên dữ liệu lịch sử (trend analytics). Tốt nhất, Giải pháp ERP nên chứng mình có sẵn các báo cáo phân tích kiểu kiểu thế này.
