Hiện tôi sắp kết thúc kỳ thực tập full-time kéo dài 6 tháng rồi. Dạo gần đây tôi đang viết báo cáo thực tập nên cũng có thời gian rảnh. Tôi sẽ chia sẻ với các bạn về những bài học tôi có được cho mình.
Công ty tôi là một công ty môi giới, nên bạn nào chung nghề hoặc muốn tìm hiểu thêm về quan hệ khách hàng cũng có thể tham khảo bài của mình.
Có những thành quả là tôi học được từ sự thiếu sót của mình, hoặc sự thiếu sót của người khác, hoặc sếp chỉ bảo, hoặc tự ngộ ra. Tôi cũng viết lại ở dưới đây (làm việc như thế nào & cải thiện năng lực).
———•———•———•———
LÀM VIỆC NHƯ THẾ NÀO?
1. Không nên báo cáo “vượt cấp bậc”.
Lúc mới vào công ty, tôi làm dự án cùng một người anh chuyển từ thực tập sinh sang CDD. Chúng tôi là chung một bộ phận nên chung trưởng phòng, vì lý do anh đó sắp nghỉ việc nên đã bàn giao dự án cho tôi.
Trưởng phòng tôi thì chỉ yêu cầu tôi làm một việc xong hết mới giao cho tôi việc khác, vì thế tôi nghĩ phải feedback những gì liên quan đến dự án cho trưởng phòng.
Nhưng trưởng phòng lại bảo tôi rằng phải báo cáo trực tiếp với anh làm việc chung với tôi vì anh ấy chưa nghỉ việc, có xảy ra vấn đề gì cũng là trách nhiệm của hai người, anh ấy bắt buộc phải rõ tình tiết của dự án.
2. Làm bất kỳ việc gì cũng phải có backup (bản dự phòng).
Khi lên một kế hoạch hay dự án nào đó, thì phải có Plan B (phương án dự bị). Đồng thời mỗi một ý mình đưa ra cũng phải có support (đưa minh chứng,…)
Ví dụ khi báo cáo với khách hàng, mình nên để ý đến những thắc mắc khách hàng sẽ hỏi, và phải chuẩn bị sẵn câu trả lời. Nếu không, cũng như việc đã cung cấp thông tin nhưng lại chẳng có thông tin gì.
Chẳng hạn như bạn tìm được một xu hướng mới trong ngành trang sức, bạn bảo thương hiệu trang sức này sẽ livestream trực tiếp trên app nào đó. Nhưng lại không nói rõ là livestream loại hình gì, tần suất, thời lượng, khách được mời,… thì bạn sẽ livestream như không livestream.
Vì vậy, nếu không chuẩn bị tốt những câu hỏi sẽ xảy ra cho bài báo cáo thì sẽ khiến bản thân trở nên rất thiếu chuyên môn và không chuyên nghiệp.
3. Bạn đang giải quyết vấn đề chứ không phải tạo ra vấn đề.
Khi gặp khó khăn có câu hỏi muốn trình với cấp trên, bạn phải có sẵn cho mình những phương án giải quyết, bằng cách nào đó miễn là bạn phải có sẵn phương án cho mình.
Sau đó trình bày với cấp trên, xem họ có ý kiến gì không hoặc lựa chọn phương án nào. Chứ không được không có phương án gì cả, trực tiếp lên hỏi nên giải quyết như thế nào.
4. Đi một bước chắc một bước.
Nếu bạn hoàn thành công việc một lèo, thì có thể phương hướng sai của bạn càng đi càng xa.
Ví dụ làm báo cáo hàng tháng, bạn không nên chỉ viết cho đầy đủ nội dung sau đó nộp lên mà bản báo cáo kết cấu không rõ ràng. Bạn nên tạo khung báo cáo cho gọn gàng trước sau đó mới điền nội dung vào.
Là một môi giới, khi không nhận được sự xác nhận của khách hàng, tôi thà đứng tại chỗ cũng không tiến hành bước tiếp theo.
5. Phải chịu trách nhiệm với từng dự án của mình.
Ví dụ khi lập kế hoạch hay lên phương án, trước khi đưa cho cấp trên, cũng phải tự kiểm tra xem nội dung có hợp lí chưa và lỗi chính tả. Khi giao nộp cấp trên phát hiện ra lỗi sai, thì phải lập tức nhận lỗi ngay. Bạn phải luôn nhớ rằng dự án này là của bạn, bạn phải hoàn toàn chịu trách nhiệm với nó.
6. Nhận yêu cầu rõ ràng mới bắt đầu vào việc.
Có một lần tôi làm Market Research, yêu cầu của sếp tôi là “mọi người nói gì về Giorgio Armani”. Lúc đó tôi chưa rõ là Giorgio Armani ở đây là chỉ nhà thiết kế hay thương hiệu, tôi rất tự nhiên cho rằng nó đang chỉ thương hiệu.
Tôi cũng biết vấn đề này đã được nghiên cứu trước đây rồi, nên cũng hơi hoang mang một chút. Cũng may là tôi đi hỏi lại sếp, tôi bảo cái đề tài này viết qua rồi nên không biết nên viết từ khía cạnh nào nữa. Sau đó sếp nói là đang kêu viết về nhà thiết kế.
Cho nên các bạn nên hỏi kĩ yêu cầu trước khi làm, để tránh lãng phí sức lao động.
7. Những lời hợp lý là phải chấp nhận.
Yêu cầu của sếp tôi cũng khá cao, thường thì tôi sẽ không vì yêu cầu của khách cao mà cảm thấy khó chịu, mà là do yêu cầu của sếp tôi mới khó chịu. Sếp tôi rất thích bắt bẻ, những thứ nhỏ nhất cũng không tha cái nào, nhưng những điểm sếp chỉ ra đều rất hợp lý.
Ví dụ khi một thương hiệu hợp tác với KOL nào đó, thì người ta sẽ đề cập đến việc có bao nhiêu người hâm mộ KOL đó trên nền tảng mạng xã hội,… những chi tiết nhỏ nhỏ đều không được bỏ qua.
———•———•———•———
CẢI THIỆN NĂNG LỰC
1. Bài báo cáo có tính chuyên nghiệp hơn.
Từ khung, kiểu chữ, nội dung. Hồi lúc tôi đi học, thuyết trình thì chỉ ghi những keyword trên ppt thôi. Nhưng sau khi đi làm tôi mới phát hiện làm ppt phải rõ hơn rất nhiều, kèm hình ảnh cũng phải nhiều hơn, tính logic giữa các nội dung,…
Thường thì tôi chỉ sửa lại nội dung trên form ppt làm sẵn của tôi, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm ppt.
2. Chú ý nhiều hơn đến các chi tiết nhỏ.
Nhiệm vụ hoàn thành công việc của mình sẽ hoàn thành được phản ánh trên nội dung. Khi đề cập đến điều gì đó mới, thì phải kèm lời giải thích một cách ngắn gọn.
Ngoài ra, khi làm báo cáo hàng tháng, các ảnh chụp màn hình thông tin và số liệu thu thập thông tin sẽ khác nhau về ngày tháng. Thì phải ghi rõ là số liệu này sẽ tham khảo hình này,… Giải thích rõ các lĩnh vực bạn nghi ngờ thì sẽ càng thể hiện được tính chuyên nghiệp trong công việc của bạn.
3. Đưa ra kết luận chặt chẽ hơn.
Bất kể là bài báo cáo hay gì khác. Chỉ cần tra qua thông tin, tìm qua tài liệu, đều phải đưa ra kết luận.
Có một lần, sếp yêu cầu tôi tra một số thông tin của một thương hiệu trên mạng xã hội, các nội dung liên quan,…
Sau khi hoàn thành công việc tôi gửi một bản Word cho sếp, sếp bảo là em tra nhiều như vậy thì kết luận của em đưa ra là gì. Lúc đó tôi lập tức đơ người ra. Mặc dù tôi đã nói ra đại khái ý chung chung nhưng không vào chủ đề. Tôi không trả lời tốt được.
Nên tôi rút kinh nghiệm sau này mỗi lần nghiên cứu tôi đều đưa ra kết luận.
Ngoài ra, mỗi lần làm ppt, đều sẽ có một trang tóm tắt để tổng kết ppt (gồm tổng quan và mục tiêu về quan điểm), thậm chí đôi lúc sau mỗi một chapter đều sẽ có câu kết luận.
Vì một bản ppt dài 40-50 slides muốn tổng kết trong 1 slide thì hơi khó, nội dung thì nhiều mà lại không được viết quá nhiều, viết ít thì sợ sót. Cho nên bản tóm tắt rất quan trọng.
Khi học ở trường, tổng kết ppt thường được đặt sau cùng, nhưng khi đi làm, tôi lại để ngay đầu, phòng trường hợp sếp không có thời gian xem thì chỉ cần tập trung vào trọng điểm được nêu phía trước.
———•———•———•———
Thời gian thực tập của tôi ở công ty này đôi khi rất rảnh nhưng đôi khi cũng rất bận. Đây chỉ là một vài điểm tôi cảm thấy quan trọng tại nơi làm việc.
Nếu bạn có gì muốn chia sẻ thêm thì cứ để lại cmt mình cùng nhau học hỏi nhé!
Chúc các bạn thành công!
