Quản lý dòng tiền là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các Giám đốc tài chính. Thực tế các doanh nghiệp nhỏ và vừa đa phần là Giám đốc điều hành hoặc chính là chủ doanh nghiệp trực tiếp lo quản lý dòng tiền. Nhiều lúc Thu – Chi theo cảm xúc, bản năng, theo cảm tính, theo kinh nghiệm. Do vậy cần có phương pháp quản lý dòng tiền khoa học, bài bản.
Dưới đây là những chia sẻ của Nguyên từ những kinh nghiệm thực tế và cải tiến liên tục. Hy vọng giúp ích cho các Anh chị chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ và các nhà quản lý.
Dòng tiền là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt và thuận lợi mà đó còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến.
Bản chất của quản lý dòng tiền là Quản lý các nguồn thu vào và chi ra làm sao đạt mục tiêu : Thu vào nhanh nhất và nhiều nhất có thể, Chi ra ít nhất có thể. Khi đó tạo dòng tiền tốt trong tháng, quý, năm và tạo lợi nhuận tốt hàng tháng, quý, năm cho doanh nghiệp.
Quản lý dòng tiền không khó, chỉ cần làm đúng phương pháp là thành công. Dưới đây là 7 bước để triển khai quản lý dòng tiền.
Bước 1. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của năm làm cơ sở để xây dựng file excell dòng tiền hàng tháng. Mỗi tháng sẽ có sự điều chỉnh về việc “Dự báo nguồn doanh thu và dự toán các khoản chi phí”.
Bước 2. Ngày 25 – 28 hàng tháng, Công ty sẽ gửi mẫu file dự toán chi phí của từng phòng ban/ khối/ bộ phận để Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận điền đầy đủ các khoản dự kiến chi trong tháng tới, đánh giá mức độ quan trọng của các khoản chi.
Bước 3. Ngày 28, Kế toán nội bộ hoặc kế toán tổng hợp (công ty nhỏ hay kiêm nhiệm) sẽ tổng hợp 1 file kế hoạch dòng tiền chung của toàn công ty /chi nhánh. Kế toán Trưởng hoặc phụ trách kế toán CHẤT VẤN các bộ phận về các khoản chi, khoản chi nào là CẦN hay MUỐN? Có thể trì hoãn chi sang tháng sau được không? Có thể mua thanh lý, hoặc mua các nhà cung cấp khác giá tốt hơn hay không?
Bước 4. Ngày mùng 1 đầu tháng, Giám đốc chất vấn dòng tiền với kế toán Trưởng hoặc phụ trách kế toán, chốt lại các khoản chi phí chi theo tuần. Đàm phán giãn nợ và chính sách triết khấu tốt nhất với các nhà cung cấp đầu vào, ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp chiến lược và kế hoạch nhập hàng kiểm soát chặt.
Bước 5. Phụ trách kế toán và Giám đốc “CÂN” dòng tiền liên tục. Cân dòng tiền thu vào là nhiều nhất có thể và các khoản chi ra theo kế hoạch, dự toán. Yêu cầu phòng kinh doanh, bộ phận thu hồi công nợ khách hàng thật nhanh, thúc đẩy phòng Marketing, kinh doanh gia tăng nguồn doanh thu. Kiểm soát các khoản chi phí hàng ngày, hàng tuần. Mục tiêu thực tế chi và kế hoạch chi sát nhau.
Bước 6. Chi theo kế hoạch chi tuần, Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch thì các bộ phận phải bảo vệ trước Giám đốc về tính CẦN chi hay MUỐN chi.
Bước 7. Đào tạo đội ngũ nhân sự toàn công ty, các chi nhánh, văn phòng tinh thần tiết kiệm, tối ưu hoá chi phí, tránh lãng phí, thu chi có chứng từ, hoá đơn đầy đủ.
Với 7 bước trên khi bạn áp dụng, bạn sẽ thấy bất ngờ về việc kiểm soát chi phí, tối ưu hoá chi phí, kiểm soát doanh thu, chi phí và tăng lợi nhuận kinh doanh.
P/s: “Lập dự toán chi phí và Kỷ luật” sẽ giúp công ty Vừa và Nhỏ vận hành kinh doanh và dòng tiền hiệu quả.
Mai Trong Nguyen
