Việc phân loại công việc là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bất cứ ai cũng cần phải thành thạo. Hãy cùng tìm hiểu về Kỹ năng phân loại Ưu tiên Công việc, một kỹ năng quan trọng trong quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Những mẹo và chia sẻ đầy kinh nghiệm sẽ giúp bạn thực hiện những công việc được ưu tiên và hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn.
1. Tổng quan về Ưu tiên Công việc
Để biết thêm về ưu tiên công việc, cần thể hiện một cách đúng đắn bạn phải hiểu sơ lược các quy tắc và luật của nó. Ưu tiên công việc là một thuật ngữ có ý nghĩa rằng phấn đấu nghiêm túc để thực hiện công việc được chỉ định trong thời hạn quy định, đặc biệt là một vấn đề nhạy cảm. Không chỉ dựa vào thời gian, khả năng và nguồn lực không có hạn, nếu bạn muốn thành công thì cần phải cân bằng ưu tiên công việc một cách thích hợp. Sau đây là các ưu tiên công việc cơ bản cần thiết:
- Ưu tiên về nhiệm vụ – Các công việc cần phải hoàn thành trước các dự án khác.
- Ưu tiên thời gian – Công việc cần phải hoàn thành trong một thời gian bị giới hạn rõ ràng.
- Ưu tiên theo trọng số – Sự quan trọng của công việc được đo lường bằng trọng số. Các nhiệm vụ không được thêm trọng số sẽ được hoàn thành sau các nhiệm vụ đặt trọng số.
Để hiểu rõ hơn về ưu tiên công việc, đối tượng quan trọng còn thêm một vài ưu tiên cần lưu ý:
- Ưu tiên số lượng – Nó xác định các mức ưu tiên theo các độ lớn của công việc trong vòng một thời gian cụ thể.
- Ưu tiên kinh tế – Nó xác định các lợi ích kinh tế mà công việc sẽ mang lại cho doanh nghiệp.
- Ưu tiên cấp trên – Những ưu tiên cấp trên có ý nghĩa là mức ưu tiên này có thể được dựa trên những yêu cầu và hướng dẫn của cấp trên.
Ưu tiên công việc là một mối quan hệ về ưu tiên giữa các công việc đã hoàn thành và các công việc đang thực hiện. Điều này có thể giảm thải độ khó đối với các khách hàng khi họ luôn có thể có được kết quả công việc mong duới trong thời gian họ quy định.
2. Phân loại Công việc Theo Ưu tiên
Cách Phân Loại công Việc Theo Độ Ưu Tiên: Bạn có thể chọn phân loại công việc của mình theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn hiểu biên kích hoạt công việc cần thực hiện cụ thể hơn và giúp cho việc quản lý thời gian trở nên hiệu quả hơn. Đây là những loại công việc ưu tiên bạn có thể làm:
- Công việc ưu tiên cao nhất. Những công việc này có nghĩa là bạn cần thực hiện ngay lập tức nếu bạn muốn thành công.
- Công việc ưu tiên thấp. Những công việc này có thể chờ đến khi bạn đã hoàn thành các công việc ưu tiên cao hơn.
- Công việc ko ưu tiên. Những công việc này bạn có thể thực hiện sau những công việc có ưu tiên, nếu bạn còn có ít thời gian và năng lực.
Khi chia nhỏ công việc theo ưu tiên, bạn có thể áp dụng cả các kĩ thuật quản lý khác nhau, từ yêu cầu định trước đến đánh giá công việc. Nó cũng giúp bạn nhận ra những công việc quan trọng hơn và phù hợp với giấy phép của bạn. Như vậy, cách phân loại công việc của bạn theo ưu tiên sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn và đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc của mình.
3. Ưu tiên Tối Đa Công việc
Kiên Trì Tiến Làm
Để tăng tốc độ và hiệu quả trong việc xử lý các công việc, bạn cần phải có một nỗ lực và kiên trì trong những chỉ trích ấy. Việc làm này có thể được làm bằng cách thực hiện các bước sau đây:
- Quyết định yêu cầu, mục tiêu và thời gian hạn của từng công việc.
- So sánh công việc và xác định các công việc cần ưu tiên lên trên.
- Phân bổ thời gian hợp lý cho công việc cần ưu tiên, phân tích cẩn thận và cải thiện quy trình.
- Thực hiện công việc với khả năng cố gắng tối đa và không thức kỳ.
Ngoài ra, bạn cũng cần phải tự đặt cho mình các trình độ mục tiêu tốt. Chúng nên đạt đến đủ để đạt được sự thành công. Nếu bạn luôn cố gắng để xử lý công việc trong thời gian hạn quy định, bạn sẽ thấy việc làm không còn là một chiến đấu không kết thúc.
4. Sử dụng Kỹ năng Phân loại Ưu tiên Để Tối Ưu lượng Công việc
Khi bạn có nhiều công việc phải làm, có thể quá khó để biết bắt đầu từ đâu. Thật là khó tránh khỏi cảm giác của bạn đang cố gắng làm công việc vượt quá khả năng của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn thực sự tối ưu lượng công việc, bạn có thể phân loại công việc ưu tiên. Tức là, bạn đánh giá các công việc dựa trên độ quan trọng sự tồn tại của họ và độ sớm cần phải được thực hiện.
Bạn có thể dùng cả hai đánh giá này để định nghĩa công việc có trọng số cao nhất. Bạn có thể lấy các công việc có trọng số cao nhất và làm chúng nhanh nhất có thể. Sau đó, bạn có thể lấy các công việc có trọng số trung bình và làm chúng nhanh hơn bằng cách sử dụng các công cụ làm việc nhóm như Trello hoặc Slack .
- Triển khai kỹ năng phân loại ưu tiên các công việc.
- Đánh giá trọng số của các công việc.
- Sử dụng các công cụ làm việc nhóm để thu hẹp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
5. Phương Pháp Xác Định Ưu tiên Của Mỗi Công Việc
Có bốn phương pháp chính để đánh giá ưu tiên của các công việc. Hãy cùng tìm hiểu chúng nhé!
- Phân tích thời gian: Đánh giá xử lý thời gian nhanh nhất là cách đơn giản nhất để xác định ưu tiên của công việc. Công việc phải được hoàn thành trong thời gian đã hạn định sẽ được ưu tiên trong lịch làm việc.
- Analaysis ngân sách: Bạn phải biết được số tiền mà bạn có thể bỏ ra để hoàn thành công việc, điều này có thể cung cấp cho bạn trị giá đánh giá thứ tự ưu tiên. Công việc có chi phí ít hơn có thể được ưu tiên trên các công việc có chi phí cao hơn.
- Ý nghĩa thiết yếu: Sự ưu tiên của các công việc có thể cũng được xác định dựa trên ý nghĩa thiết yếu của chúng. Một công việc có những thành quả lâu dài có thể ưu tiên cao hơn một công việc có kết quả ứng dụng tức thời.
- Hiệu quả tổng thể: Tổng hiệu quả tổng thể của các công việc cũng có thể được xem xét để xác định ưu tiên. Công việc cốt lõi có thể được ưu tiên hơn các công việc phụ thuộc.
Không có chuẩn bị tốt để có vấn đề quyết định ưu tiên của các công việc. Theo quy định cụ thể của từng dự án, các quản lý dự án có thể đánh giá phần mềm, nhiệm vụ và ưu tiên theo cách riêng của họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn nên đánh giá công việc cụ thể của mình và cố gắng tạo ra lịch trình làm việc có ý nghĩa nhất để đảm bảo thực hiện nhanh nhất dự án của bạn!
6. Cách Ưu tiên Công Việc Phù Hợp với Nhiệm Vụ
Khi công việc đùng đầy các nhiệm vụ của bạn, bạn cần có tổ chức để xác định ưu tiên của các công việc tương ứng những nhiệm vụ đó.
Tốt nhất là bạn nên chủ động trong việc xác định ưu tiên của các công việc liên quan đến nhiệm vụ của bạn. Những bước để ưu tiên công việc phù hợp với nhiệm vụ bao gồm:
- Tạo danh sách: Bạn cần có tổng hợp danh sách các công việc bạn cần thực hiện để dành thời gian và các nguồn lực của bạn như thế nào.
- Gán trọng số: Sau khi tạo ra danh sách công việc của bạn, bạn cũng nên chia sẻ trọng số cho từng công việc bằng cách tính toán sao cho tốt nhất cho nhiệm vụ của mình.
- Xem xét lịch trình và quản lý thời gian: Bạn cần phải bàn luận với mình mình và xem xét kỹ lưỡng lịch trình của mình để hiểu được xem các công việc của mình có được thực hiện trong khoảng thời gian nào.
Những bước đó sẽ giúp bạn ưu tiên công việc theo phù hợp với nhiệm vụ của mình, giúp bạn hiểu rõ hơn bạn có thể làm những gì và cần phải làm những công việc nào trong kỳ hạn này.
7. Ưu Tiên Quản Lý Khả Năng Công Việc
Khả năng mền mại là bộ phận quan trọng nhất của một công việc. Chúng ta nên ưu tiên cố gắng quản lý, đặt ra mục tiêu để làm cho công việc luôn tốt nhất. Để giữ cho khả năng làm việc hiệu quả, bạn nên:
- Uỷ quyền bài toán cho đội nhóm: Quản lý phải quản lý khả năng công việc để xây dựng sự mềm mại liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm. Đói khách hàng cũng nên được cập nhật khoản khả năng làm việc.
- Sử dụng bố trí công việc: Sắp xếp hoạt động theo thứ tự ưu tiên, cũng như cho kiến thức và kinh nghiệm của đội nhóm để chỉ định thứ tự ưu tiên khả năng. Bố trí các nhiệm vụ khác nhau sẽ giúp quản lý hiểu khả năng công việc của từng thành viên.
- Làm rõ tối đa: Đảm bảo rằng các công việc được giao phải có rõ ràng, bao gồm trạng thái, mục tiêu, kết quả dự kiến và khoản thời gian hoàn thành. Đưa ra chi tiết sẽ giúp đội nhóm hiểu rõ hướng dẫn từ quản lý và cũng giúp họ tăng khả năng làm việc.
Để quản lý khả năng công việc tốt nhất, hai mối quan hệ quan trọng nhất là sự hiểu biết của cả Quản lý và đội nhóm. Mỗi nhân viên phải cảm thấy rằng quản lý quan tâm đến việc họ làm để thành công, cũng như biết được công việc có khả năng quản lý thông qua từng bước cụ thể. Và tất cả những điều đó chỉ có thể đạt được khi Quản lý ưu tiên quản lý khả năng công việc.
8. Quản lý Kế Hoạch Và Định hướng Hướng Về Ưu Tiên
Làm ơn Ghi Nhớ:
- Đối với mỗi mục tiêu định hướng của bạn, xác định những thao tác cần thực hiện.
- Rèn luyện cho bản thân một cuộc hội thoại với bản thân về việc hoàn thành những thao tác này.
- Tạo ra một danh sách thứ tự ưu tiên để giúp bạn quản lý thời gian của mình.
Kế hoạch hoạt động chính là một phần quan trọng trong việc đạt được mục tiêu. Để thành công, bạn phải có khả năng sắp xếp ưu tiên hành động của mình. Phân loại công việc vào các độ ưu tiên khác nhau như thật, giữ thứ tự, hay hạng cao sẽ giúp bạn sắp xếp lại những hành động của mình.
Tự động hóa một số công việc cần thực hiện cũng là một phương pháp tuyệt vời để giúp cho quy trình diễn ra nhanh chóng hơn, và đảm bảo thực hiện việc từ đầu đến cuối. Để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cũng có thể tìm hiểu về các quá trình được kết hợp với nhau, để hiểu các bước cốt yếu để thực hiện việc cần thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện việc để giải quyết vấn đề của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Để lên kế hoạch một cách hiệu quả, bạn cần phải đặt mục tiêu cụ thể, và xây dựng một kế hoạch thích hợp hoạt động và lập kế hoạch theo các giai đoạn. Việc giám sát việc thực hiện cũng cần thiết và được đề xuất để đảm bảo ưu tiên những công việc tin cậy. Nếu bạn có một kế hoạch rõ ràng và được sắp xếp các ưu tiên, bạn sẽ có thể thành công nhanh hơn.
9. Những Cẩn Thận Khi Đặt Ưu tiên Công Việc
Khi ly trình công việc, người làm cần luôn ưu tiên công việc phù hợp với kế hoạch của mình. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đến những cẩn thận theo sau:
- Luôn để ý tới các yêu cầu của vị trí – Trước khi chấp nhận và ưu tiên một công việc, hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu biết hoàn toàn đầy đủ về các yêu cầu của công việc đó.
- Tìm hiểu những rủi ro của công việc – Mỗi công việc có nhiều rủi ro, vì thế hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định chúng trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể.
- Xem xét những lợi ích gốc của công việc – Bạn cần quan sát sâu sắc và đầy đủ về những lợi ích mà công việc sẽ mang lại cho bạn, bạn của bạn và cho công ty của bạn.
Khi đã hiểu rõ và xem xét kỹ lưỡng những yêu cầu và rủi ro của một công việc, bạn sẽ có thể ưu tiên công việc tốt hơn. Mọi quyết định phải được làm sau khi phân tích kỹ mọi nhân tố liên quan đến công việc. Bạn còn cần tính toán những rủi ro và thuận lợi của công việc trước khi lựa chọn một công việc ưu tiên.
Cuối cùng, bạn cần cố gắng tập trung vào yêu cầu của nhân viên và đề ra những quyết định hợp lý. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn luôn hiểu rõ rằng các công việc ưu tiên của bạn đang ở đúng vị trí. Cuối cùng, luôn đừng quên rằng một con đường thành công chỉ bắt đầu bằng cách căn cứ vào nhân tố cuối cùng là ưu tiên công việc.
10. Những Bài Học Quan Trọng về Kỹ năng Phân loại Ưu tiên Công Việc
1. Chọn công việc có thể hoàn thành
Việc phân loại công việc và thiết lập ưu tiên của nó là vô cùng quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực. ‘Tách rời ưu tiên’ để nêu ra các công việc có thể được hoàn thành trong thời gian tốt nhất là một khả năng cần có.
- Khả năng của bạn để phân biệt xem có nên cố gắng để hoàn thành công việc cộng với thời gian và tài nguyên có sẵn mà ko ảnh hưởng đến chất lượng.
- Học cách phân biệt được những công việc được bán như là “khả thi” cũng như teo để ngăn chặn hỗ trợ quá đà.
- Học cách theo dõi bất cứ thay đổi nào trong khoảng thời gian quy định.
2. Định hình phạm vi ưu tiên
Không có một kỹ năng nào là quan trọng hơn kỹ năng của bạn để định hình phạm vi ưu tiên xung quanh các công việc của bạn. Để thành công trong việc tổ chức công việc, bạn cần phải xác định các ưu tiên của bạn cho cả các công việc nho nhỏ và lớn.
- Học cách xác định sự ưu tiên của công việc để xem liệu nó có được thực hiện trong thời gian quy định hoặc không.
- Học cách định hình cho các dự án lớn và chia nhỏ thành nhiều công việc nhỏ hơn.
- Viết các hướng dẫn dự án từng công việc có ưu tiên.
3. Giữ Đều Quản lý Công Việc
Việc cố gắng giữ mức độ và ưu tiên các công việc theo đều đang được hoàn thành là rất quan trọng để tránh ngút sự theo đuổi công việc. Khả năng này giúp bạn kể cả tổ chức những tác vụ với ưu tiên thích hợp cũng như có thể cố định những may mắn cho họ trong tương lai.
- Học cách thay đổi ưu tiên của dự án theo từng giai đoạn của dự án để thể hiện chúng tốt nhất có thể.
- Học cách ưu tiên các công việc trong một khoảng thời gian tập trung chiến lược.
- Học cách tổ chức các công việc hiệu quả hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi về “Kỹ năng Phân loại Ưu tiên Công việc”. Lợi ích của kỹ năng này có thể giúp chúng ta tối ưu hoá quy trình và cải thiện hiệu suất làm việc của mình. Hãy áp dụng ngay những kỹ năng Phân loại Ưu tiên Công việc mà bạn vừa học được và thấy các thay đổi tích cực trong hiệu suất và kết quả công việc của bạn.