Chúng ta phải chấp nhận sự thật hiển nhiên một ngày chỉ có 24 tiếng. Để đạt được mục tiêu chúng ta phải thông minh và linh hoạt trong việc sắp xếp thời gian để hoàn thành tốt công việc song vẫn có cuộc sống cân bằng.
Vào những năm 1970, việc sử dụng phương pháp ABC để quản lý thời gian được áp dụng rộng rãi. Các mục hành động được coi là quan trọng nhất sẽ ở nhóm đầu tiên, sau đó đến các mục có mức độ ưu tiên trung bình trong nhóm thứ hai, v.v. Nhưng cuộc sống và bối cảnh công việc đều đã thay đổi rất nhiều, vì vậy chúng ta luôn vác theo mình một danh sách dài vô tận các mục trong nhóm ưu tiên nhất. Lý do chúng ta có danh sách vô tận ấy có thể vì ở thế giới hiện đại, mọi thứ diễn ra quá nhanh nên hầu hết chúng ta cũng bị lôi theo dòng cuốn ấy. Chúng ta nghĩ và cảm thấy ta luôn nên hoặc phải làm gì đó. Vì vậy kỹ năng quản lý thời gian trở thành yếu tố thiết yếu để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.
Những đầu việc gấp thường khác với những gì thực sự quan trọng. Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn không phải lúc nào cũng đồng nhất với nhau. Những kỳ vọng của xã hội hay những kỳ vọng tự mình áp đặt lên bản thân và những gì bạn thực sự muốn làm không phải lúc nào cũng giống nhau.
Vậy làm thế nào để bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả để bạn có thể đạt được những điều quan trọng đối với mình mà vẫn hoàn thành trách nhiệm?
_______________________________
Định nghĩa:
Về định nghĩa, quản lý thời gian là chuỗi hành động có chủ ý để lên kế hoạch và sắp xếp lượng thời gian chúng ta dành cho những đầu việc cần phải làm, đặc biệt là khi liên quan đến năng suất và hiệu quả. Nó liên quan đến việc cân bằng công việc, cuộc sống xã hội, gia đình và sở thích.
_______________________________
Một vài mẹo hữu ích
Trong một ngày có quá nhiều việc cần hoàn thành thì biết phải sắp xếp như thế nào? Sau đây là vài mẹo bạn có thể thử nghiệm và tối ưu cho riêng mình:
VIẾT TẤT CẢ LÊN GIẤY.
Đúng.
Tất cả.
Kể cả việc dành thời gian chiêm nghiệm, đi ăn tối với gia đình, gặp gỡ bạn bè, tập thể dục, viết nhật ký, thời gian đọc sách, công việc,…hãy viết tất tần tật ra giấy để bạn có được một cái nhìn tổng quát về những thứ bạn cần/muốn làm.
SẮP XẾP ƯU TIÊN.
Việc gấp khác với việc quan trọng.
Mục tiêu ngắn hạn không phải lúc nào cũng sẽ đóng góp cho mục tiêu dài hạn. Giả sử cô Ba nhờ mình làm dùm cái logo trong ngày chẳng hạn. Mục tiêu hoàn thành logo ấy không đóng góp gì cho mục tiêu trở thành “một designer tài ba” của bạn hết. Hãy dành một ít thời gian nhìn lại danh sách tất tần tật đầu việc cần làm bên trên và thử nghĩ xem việc nào thật sự đóng góp cho mục tiêu lâu dàu của bạn và đặt mục tiêu hoàn thành nó trong ngày/tuần/tháng.
HỌC CÁCH NÓI KHÔNG.
Hãy thử học cách từ chối “cô Ba”. Nếu bạn chưa thực sự thoải mái với chuyện nói không thì có thể bắt đầu bằng cách nói “không phải bây giờ, mình đang có các việc quan trọng hơn”
ĐỪNG QUÁ KHẮT KHE VỚI BẢN THÂN
Như bất kỳ kỹ năng nào khác, quản lý thời gian cần thời gian thử nghiệm, tối ưu hoá và luyện tập. Đừng nên dày vò bản thân nếu không theo sát lịch mình đặt ra. Hãy xem trải nghiệm đó như dữ kiện để mình có thể sửa đổi và luyện tập. “Có công mài sắt, có ngày nên kim” mà, phải không?
_______________________________
Quản lý thời gian không chỉ đơn giản là việc sắp xếp việc cần làm lên lịch mà nó còn liên quan đến quản lý năng lượng, quan hệ, nhận thức, am hiểu bản thân và nhiều thứ khác. Đây là lý do tại sao mình lại nói như vậy
NGỦ ĐỦ
Ta thường hy sinh giấc ngủ để làm nhiều việc hơn. Nói toẹt ra thì điều đó hơi ngược đời.
Lý do vì ngủ đủ giúp bạn tập trung hơn. Có năng lượng nhiều sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn trong một ngày. Rất nhiều nghiên cứu (hoặc bạn cũng đã trải qua rồi) cho biết thiếu ngủ ảnh hưởng rất lớn đến khả năng tập trung.
CHUẨN BỊ TRƯỚC
Lên kế hoạch cho những việc cần làm có ảnh hưởng tích cực đến cách bạn làm việc. Lý do là vì bạn đã chuẩn bị tinh thần và dợt qua đầu việc ấy một lần rồi. Ngoài ra, chuỗi hành động lên kế hoạch ảnh hưởng đến tâm lý của ta, khi đã lên kế hoạch kỹ lưỡng thì khả năng cao là bạn sẽ hành động.
TRÁNH LÀM VIỆC ĐA NHIỆM.
Não bộ ta hoạt động như một CPU máy tính. Máy tính mở nhiều thứ thì sẽ ảnh hưởng đến khả năng xử lý. Liên tục chuyển từ việc này sang viêc khác có ảnh hưởng không tốt đến khả năng tập trung do đó sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc.
TẬP ĐỂ CÓ NHẬN THỨC TỐT VỀ BẢN THÂN.
Hãy tự nhớ lại xem mình làm việc năng suất nhất vào buổi nào trong ngày và sắp xếp công việc một cách phù hợp. Bạn tập trung hơn vào buổi sáng hay đêm?
TẬP NGHỈ NGƠI
Như đã nhắc bên trên, chúng ta luôn cảm thấy mình nên làm gì đó, luôn có sự hối thúc và ta dễ bị lôi cuốn theo dòng suy nghĩ đó. Nghỉ ngơi giúp bạn thư giãn và nạp năng lượng cho não bộ. Hãy làm những chuyện bạn thích, nó có thể là tán gẫu với bạn bè, tự chiêm nghiệm, tản bộ hay thiền,…
Và hãy nhớ lên lịch cho những hoạt động này.
