Tình huống: Bạn nhận thấy dự án mà bạn và cả team đang làm gặp phải một số vấn đề trục trặc, bạn nhìn thấy rõ nó và sắp tới cuộc họp. Bạn sẽ nêu lên vấn đề với cả team như thế nào?
Tây xin đề xuất với cả nhà mô hình dưới đây. Đây là mô hình 5 tầng, mỗi tầng sẽ là một cách để chúng ta nêu ra vấn đề. Mức độ giá trị của lời đề xuất sẽ tăng dần từ tầng 1 đến tầng cuối cùng:
Tầng 1: Tôi thấy có vấn đề (và sau đó tôi bỏ đi và để người khác giải quyết)
Tầng 2: Tôi thấy có vấn đề và tôi đã tìm ra được một vài nguyên nhân
Tầng 3: Đây là vấn đề và đây CÓ THỂ là một vài nguyên nhân, và đây CÓ THỂ là một số giải pháp.
Tầng 4: Đây là vấn đề, và đây là nguyên nhân mà tôi nghĩ gây ra vấn đề, và đây là một số giải pháp. Tuy nhiên, đây là giải pháp mà tôi nghĩ chúng ta cần làm.
Tầng 5: Đây là vấn đề. Tôi đã tìm ra nguyên nhân gây ra vấn đề này. Tôi cũng đã tìm hiểu để làm sao giải quyết vấn đề này. Và tôi ĐÃ GIẢI QUYẾT vấn đề này rồi. Tôi chỉ nói để bạn nắm được thôi.
Đương nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết luôn vấn đề rồi mới đem ra bàn bạc. Điều đó còn tùy thuộc và khả năng và quyền hạn của bạn, ví dụ như bạn cần thông qua sếp của mình, hoặc thống nhất ý kiến của các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, chúng ta nên thật hạn chế việc chỉ nêu vấn đề suông như tầng 1, vì đây là cách giao tiếp kém hiệu quả nhất. Thay đó, hãy duy trì ở các tầng 2, 3, 4, 5 tùy trường hợp.
Mô hình này cũng có thể áp dụng khi chúng ta cần đưa ra những feedback (phản hồi) mang tính xây dựng. Thường feedback sẽ bao gồm mặt tích cực và mặt tiêu cực. Với mặt tiêu cực, chúng ta cần chỉ ra cho đối phương những vấn đề mà đối phương gặp phải. Vậy một lời feedback mang tính xây dựng sẽ chỉ rõ vấn đề đi kèm với nguyên nhân và những giải pháp được đề xuất.
Theo: Ta đi làm với Tây
