Một nguyên tắc của công việc là triển khai công việc theo thứ tự ưu tiên, đặt chuyện quan trọng nhất lên hàng đầu. Nếu không phân biệt chính phụ, chuyện gì cũng dốc hết chừng đó tâm lực và thời gian thì rất có thể sẽ không làm tốt bất cứ chuyện gì.
Chúng ta có thể tiến hành phân chia công việc theo hai tọa độ khác nhau là tầm quan trọng và mức độ gấp gáp, về cơ bản có thể chia thành bốn phần:
Việc quan trọng và cần gấp
Chuyện vừa cần gấp vừa quan trọng như luận văn sắp phải nộp, khủng hoảng nhân sự, khách hàng khiếu nại, nhiệm vụ sắp đến hạn… Chúng ta nên dồn công sức và thời gian chủ yếu vào những công việc này để suy nghĩ và giải quyết các vấn đề quan trọng, như vậy có thể đạt được hiệu quả cao hơn gấp nhiều lần.
Việc quan trọng nhưng không cần gấp
Việc quan trọng nhưng không cần gấp là những việc giúp thực hiện mục tiêu cá nhân, có giá trị nhưng không cấp bách, như nhiệm vụ công việc phải hoàn thành trong vòng nửa tháng, xây dựng các mối quan hệ xã giao, bồi dưỡng kĩ năng, lập kế hoạch công việc…
Đối với những việc thuộc loại này, việc gì có thể nhờ người khác hoàn thành thì nên giao cho người khác hoàn thành; khi buộc phải đích thân xử lí cũng cần cố gắng nâng cao năng suất làm việc, việc gì có thể xử lí cùng lúc thì cố gắng xử lí cùng lúc.
Việc cần gấp nhưng không quan trọng
Việc cần gấp nhưng không quan trọng như chuông điện thoại, đột nhiên có khách đến thăm, cuộc họp của bộ phận, giấy tờ báo cáo… Đối với những việc tuy gấp nhưng không quan trọng, phải học cách từ bỏ, đừng lạc đường trong đó, chỉ có như vậy mới có thể hoàn thành công việc với hiệu quả cao.
Việc không cần gấp cũng không quan trọng
Việc vừa không cần gấp cũng không quan trọng như lướt mạng xã hội, xem phim, tán gẫu, tụ tập… Những việc này thường sẽ khiến chúng ta hiểu nhầm là mình đã hoàn thành một việc gì đó. Chúng ta bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức nhưng lại chỉ nhận lại sự thỏa mãn hư vô. Càng đầu tư nhiều thời gian công sức vào những việc không đáng làm, cái giá phải trả sẽ càng lớn.
Bất cứ công việc gì cũng có mức độ quan trọng của riêng nó, có việc cần làm trước, có việc có thể làm sau. Chỉ khi phân biệt rõ những việc nào là quan trọng nhất đồng thời làm tốt nó, công việc của chúng ta mới trở nên mạch lạc trôi chảy, có hiệu quả cao.
[Không có đường cùng, chỉ có người không biết rẽ lối khác]
