(Làm sao để họp hiệu quả?)
01. Hôm bữa, mình nghe được cuộc trò chuyện của cô bạn cùng phòng A, bạn gắt lên trong điện thoại thế này:
“Tối nay họp nhé!”- Người bạn của A nói
“Lại họp! Tao nói thật, họp gì mà lắm thế! Tao thấy chúng mày chỉ tám chuyện linh tinh chứ có họp hành gì đâu!”
…Chẳng quá ba câu thì cô bạn A vùng vằng tắt máy!
Mình từng tham gia nhiều dự án, có những buổi họp, ai ai cũng lao vào tranh luận nảy lửa, cuối cùng vẫn không thể tìm ra phương án giải quyết vấn đề. Mình từng có cảm giác hoang mang, họp xong vẫn không biết tiếp theo mình phải làm gì! Có những buổi họp dông dài cả mấy tiếng đồng hồ, bao trùm lên không gian là sự im lặng, mơ hồ và sợ hãi.
02. Nhiều bạn nói với mình:” Tớ thấy họp offline hiệu quả hơn họp online”. Mình trả lời bạn rằng: “Hình thức buổi họp không phải là vấn đề cậu ạ, vấn đề nằm ở người leader, người dẫn dắt. Họ cần hiểu rõ vai trò của mình, tại sao cần phải họp? nội dung họp là gì?”
Một buổi họp hiệu quả không phải là mọi người cố gắng ngồi với nhau càng lâu càng tốt mà là trong buổi họp ấy, chúng ta sẽ nói gì với nhau!
Còn nhớ hồi mình làm content ở công ty cũ. Sếp và mình có một thói quen: họp 10 phút giao ban đầu giờ. Đúng 10 phút! Không hơn! Sếp của mình nói rằng: “Họp lâu làm gì! Anh rất bận, anh chỉ có 10 phút để nghe em báo cáo tất cả tình hình công việc, giải đáp thắc mắc của em. Nếu em không có câu hỏi hay không tận dụng 10 phút ấy, người thiệt là em thôi!”. Đó là lí do vì sao mình luôn ở lại muộn nhất công ty, tổng hợp các đầu việc và kiểm tra những vấn đề phát sinh trong ngày làm việc hôm ấy.
Một người anh của mình từng nói: “Có hai loại người rất nguy hiểm trong buổi họp. Một là người dám tranh luận thẳng thắn với sếp, hai là người trầm tĩnh lắng nghe, họ không nói ngay, nhưng một khi họ đã phát biểu câu gì thì câu ấy “chất như nước cất”. Nếu bạn muốn được sếp/leader chú ý, hãy trở nên nổi bật và thể hiện sự nhiệt tình tích cực của mình trong mỗi buổi họp. Làm ơn chủ động lên, từ việc brainstorm, tự học, đến việc tự đặt deadline…Có một nghịch lý là: chúng ta đều muốn làm chủ cuộc đời mình nhưng chỉ muốn làm việc khi có áp lực hoặc ai đó đốc thúc!
03. Nỗi ám ảnh mang tên “brainstorm”:
Đi họp làm ơn bạn nhớ mang não đi! Không phải là một bộ não trống không mà hãy để trong đó đầy ắp những ý tưởng và đề xuất. Đừng để sếp hỏi: “Ủa em có góp ý gì không? Bạn bẽn lẽn gật đầu, cười mỉm: “Em không có ý kiến gì ạ” hoặc là “Em đồng ý với ý kiến của các bạn vừa nãy”…
Nhiều bạn nghĩ rằng, đến giờ họp thì vào phòng họp rồi nghĩ ý tưởng, nhưng bạn ơi, bạn chỉ có thời gian để chuẩn bị ở nhà thôi! Khi họp, đó chính là lúc bạn cần phát biểu, chia sẻ và nêu ra ý tưởng, quan điểm của mình, không có chuyện sếp hỏi thì bạn lại nói rằng: “Em đang nghĩ…”. Chúng ta ngồi với nhau là để cùng kết nối, phản biện, để cùng đưa ra những quyết định chung mang tinh thần đội nhóm. Khi đã bước ra ngoài cuộc sống, chúng ta không còn là những cô cậu học sinh, sinh viên, nếu chẳng may không thuộc bài, không phát biểu thì cùng lắm là bạn được điểm 0 và chẳng ảnh hưởng gì đến hòa bình thế giới. Nhưng nếu bạn đang làm trong một doanh nghiệp, công ty, chỉ cần bạn chậm trễ, thiếu chủ động, đồng nghiệp của bạn, đội nhóm của bạn cũng bị ảnh hưởng từ đó. Chẳng ai muốn mình trở thành con sâu làm rầu nồi canh, để teamwork hiệu quả, chúng ta cần gạt bỏ hai chữ “nể nang” để có thể thẳng thắn nhìn nhận vào những gì bản thân còn thiếu sót.
04. Checklist họp hiệu quả:
Dù bạn đang là một leader hay một thành viên trong nhóm, việc trả lời rõ 03 câu hỏi sau sẽ giúp bạn rèn luyện kĩ năng chủ trì cuộc họp.
4.1. (Why) Tại sao “Chúng ta cần phải họp?”
Mình thấy có rất nhiều tổ chức/ dự án yêu cầu mọi người vào phòng họp mà các thành viên trong đó không biết vì sao mình phải họp. Có những vấn đề có thể giải quyết mà không nhất thiết phải có mặt đầy đủ tất cả mọi người. Thời gian của ai cũng quý giá như nhau, đừng biến việc họp trở thành gánh nặng và áp lực cho người khác.
4.2. (What) Nội dung họp là gì?
Người leader/dẫn dắt cần hiểu rõ mục tiêu buổi họp cũng như điều hướng buổi thảo luận khi team đi lạc hướng hoặc đi vòng vo không vào trọng tâm vấn đề. Bản thân mình khi làm lead, mình sẽ tạo cơ hội để tất cả mọi người cùng được nói, bàn bạc, phản biện, thậm chí là hội ý theo từng nhóm nhỏ. Người lead cần nắm rất rõ về mục tiêu cần đạt được, cách thức làm sao để đạt được nó?
4.3. (How) Họp như thế nào?
Trước khi buổi họp bắt đầu, mình luôn nhắn tin/ email thông báo cho các bạn một số thông tin cụ thế trước đó 02,03 ngày. Những thông tin bao gồm:
1.Họp ở đâu? Online/Offline.
+ Nếu offline thì nêu rõ địa chỉ, ngày, giờ, thời lượng buổi họp.
Ví dụ: Quán café X – 91 Nguyễn Chí Thanh – 15h 27/11/21 – 01 tiếng
+ Nếu online thì nêu rõ ngày, giờ, địa chỉ (link phòng họp), thời lượng họp. Ví dụ: Họp zoom, ID: 56789292, Pass: 1234 – 15h 27/11/21 – 01 tiếng.
Lưu ý: Trước khi họp online, bạn nên test nền tảng trước để hạn chế sự cố kĩ thuật. Đừng để đến giờ họp thì “Sếp ơi, em không đăng nhập được”, “Mic của em không bật được”, “Em không chat được”… Bạn nên tìm hiểu về cách download và sử dụng một số chức năng cơ bản của nền tảng online. Việc này tuy nhỏ nhưng sẽ giúp bạn chủ động và tiết kiệm thời gian, tránh trường hợp gây ảnh hưởng đến buổi họp chung của đội nhóm.
2. Thành phần tham dự buổi họp:
Nếu có cố vấn/ khách mời/ người mới, leader cần giới thiệu ngắn gọn họ là ai để cả team cùng hiểu và phối hợp, đặt câu hỏi cũng như chia sẻ những khó khăn thắc mắc…Trong các buổi họp training nội bộ, mình luôn gửi trước profile và thông tin khách mời để các bạn trong team có thể chuẩn bị các câu hỏi tương tác giao lưu. Có như thế buổi họp mới hiệu quả và đem lại giá trị cho cả hai phía.
Thêm nữa, mình sẽ luôn phân công một bạn thư kí để ghi chú lại thông tin buổi họp để những bạn không tham dự được có thể nắm được tiến độ công việc và thông tin. Bản thân mình luôn khuyến khích mọi người mang sổ bút để chủ động take note theo ý mình, bản report của thư kí sẽ chỉ mang tính chất tham khảo mà thôi!
3.Nội dung họp:
Mình sẽ thông báo chủ đề và gợi ý nhiệm vụ rõ ràng cho các bạn trong team. Ví dụ: “Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện A”. Đề xuất 05 ý tưởng…Blah Blah…
Tạm kết:
Bạn mình từng nói đùa rằng: “Cậu có biết tại sao trong từ điển lại có từ “họp hành” không?”. Mình cười: “Chắc là họp thì ít mà hành nhau thì nhiều”. Bạn cũng cười nhưng nụ cười chứa chan sự cay đắng. Sau bao năm học tập và làm việc ở trời Âu, bạn cũng trải qua khoảng thời gian ám ảnh với những buổi họp teamwork không đầu không cuối. Mình hiểu! Mình cũng từng làm lead, phụ trách nhiều dự án lớn nhỏ, cũng từng “giết thời gian” quý giá của mình vào những buổi họp vô nghĩa, nhưng sau tất cả những trải nghiệm ấy, mình lại muốn trở thành một thành viên, một leader có trách nhiệm với mỗi việc mình làm.
Mình luôn tâm niệm rằng: “Hãy để mỗi buổi họp trở thành khoảng thời gian để đội nhóm cùng phát triển và gắn kết”.
Bởi chúng ta không cần “họp” để “hành” nhau!
