Sử dụng phương pháp Pareto (80/20) để đơn giản hóa cuộc sống của bạn
Tác giả Dipesh Jain đăng ngày 02/01/2020, 4 phút đọc
_____________________________________________
Lần đầu tiên tôi nghe về nguyên lý Pareto là lúc tôi đang trong giờ của môn Kinh tế học. Định nghĩa của nó đại khái như sau:
“Nguyên lý Pareto nôm na là 80% kết quả trong cuộc sống của chúng ta là do 20% nguyên nhân gây ra.”
English version: “Pareto principle is a prediction that 80% of effects come from 20% of causes.”
May thay, giáo sư của tôi đã đưa ra một loạt ví dụ kèm theo đó để đập tan đi sự mơ hồ còn sót lại của chúng tôi về khái niệm này:
- 20% người giàu nhất kiểm soát 80% thu nhập của thế giới này.
- 20% bệnh nhân đã chi ra số tiền bằng 80% tổng chi phí chăm sóc sức khỏe trên thế giới.
- Trong dịch bệnh, chỉ 20% người nhiễm bệnh đã phải chịu trách nhiệm cho 80% việc lây bệnh.
- 20% tội phạm gây ra 80% các vụ án.
- Khoảng 80% doanh số bán hàng của các công ty chỉ đến từ 20% lượng khách hàng của các công ty đó.
Nghe có vẻ hấp dẫn đúng không nào. Không thể phủ nhận rằng có vài thứ tuy nghe thật đơn giản nhưng lại vô cùng thâm thúy.
Lý thuyết là vậy, nhưng lần đầu tiên mà tôi đối diện với nó trong thực tế là chỉ mới cách đây vài tháng và trong chính công việc mà tôi đang làm. Khi thấy tôi đang phải khổ sở trong việc quản lý thời gian, sắp xếp độ ưu tiên cho một tá công việc từ hàng chục đối tác, thì quản lý của tôi đã mách nước nhẹ cho tôi rằng tại sao tôi không chỉ tập trung vào 5 đối tác lớn nhất thôi (tôi phải làm việc với đâu đó khoản 35 đối tác khác nhau) và bỏ qua hết số còn lại. Mãi về sau thì tôi mới nhận ra rằng gần khoảng 75%-80% doanh thu mà tôi kiếm được chỉ đến từ 5 người bọn họ.
Sau việc đó, tôi đã thử áp dụng nguyên lý này vào trong đời sống hằng ngày của mình để xem như thế nào, và đây là một số ví dụ mà tôi thu được từ chính bản thân tôi:
- Tôi nhận ra rằng chỉ cần làm một số ít trong rất nhiều công việc mà tôi phải làm ở công ty đã tác động tối đa tới hiệu suất công việc của tôi.
- Tôi dành rất nhiều chi phí cho việc ăn uống của mình chỉ ở một số ít nhà hàng.
- Sau khi xem lại bản thân mình đã lãng phí thời gian vào những đâu thì tôi thấy rằng phần lớn thời gian lãng phí của tôi chỉ giành vào một số ít việc như là xem các show hài trên Youtube hay là chăm chỉ cày Neflix.
- Tôi không thường xuyên giao tiếp xã hội cho lắm nhưng khi tôi bắt đầu trao đổi, chuyện trò thì chỉ 20% người mà tôi quen biết đã là nguồn gốc cho 80% cuộc trò chuyện của tôi rồi.
- Trong khi trong tủ quần áo của tôi có khoản đâu đó 5-6 bộ suit nhưng hầu hết mọi trường hợp cần mặc đồ trang trọng như suit thì tôi chỉ mặc đi mặc lại 1-2 bộ trong số đó mà thôi.
Nếu ông chịu khó ngồi xuống và quan sát kĩ một tí thì có lẽ nhiều tình huống như vậy cũng xảy ra tương tự với cuộc đời của ông đấy. Đương nhiên là có thể nó không chính xác theo tỉ lệ là 80/20 đâu, nhưng then chốt của nguyên lý này là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống của ông như thành tựu, phần thưởng,… hay gọi chung là đầu ra (output) đều chỉ phụ thuộc vào một số ít các công việc, hoạt động hay gọi là đầu vào (input). Và “một số ít các công việc” này được gọi là các high impact activities (những công việc có sức ảnh hưởng hay đem lại kết quả tốt, vượt trội hơn các công việc khác cùng thể loại) hay trong bài này chúng ta cứ tạm gọi là các công việc quan trọng đi nhé.
Các công việc này cũng giống như chiếc chìa khóa để mở ổ khóa lớn nhất trong cánh cửa cuộc đời ông vậy. Nắm bắt được nó có thể giúp chúng ta dễ dàng kiểm soát kết quả trong cuộc sống và đơn giản hóa cuộc sống của chúng ta. Trong thực tế, chúng ta luôn phải đau đầu về việc sắp xếp độ ưu tiên cho các công việc, và đây có thể xem là một vị cứu tinh xuất hiện đúng thời điểm mà ta cần. Nguyên lý Pareto này có khả năng áp dụng cho mọi lĩnh vực cuộc sống của chúng ta chứ không chỉ đơn thuần là trong công việc. Cùng xem cách áp dụng nó như thế nào nhé.
#1 Tìm ra đâu là những công việc có sức ảnh hưởng lớn đối với cuộc sống của ông
Đây là bước đầu tiên, cũng là bước tối quan trọng. Mọi công việc, mọi vai trò đều sẽ chỉ có một vài công việc được gọi là high impact activities – hay chúng ta tạm gọi như trên là các công việc quan trọng. Ví dụ như, trong ngành sales một số công việc quan trọng mà ông cần làm là: tìm kiếm khách hàng, gặp mặt khách hàng, ký hợp đồng. Hay đối với các bác sĩ vật lý trị liệu thì sẽ là: lưu lại lịch sử bệnh án của bệnh nhân, quan sát bệnh nhân thực hiện các bài tập luyện, và ghi chú lại quá trình hồi phục của bệnh nhân.
Hãy ngồi xuống và ghi lại 3-4 công việc quan trọng cho riêng cá nhân ông. Nếu ông vẫn đang bối rối chưa biết đâu là công việc quan trọng đối với mình hay mình không biết bắt đầu từ đâu, thì đây là tips tôi dành cho ông. Đầu tiên là ông cứ liệt kê hết tất cả các phần việc mà ông phải làm ra hết trước đi đã. Sau đó từ danh sách này ông hãy đọc qua hết và tự hỏi bản thân ông một câu rằng nếu ông sẽ phải thực hiện duy nhất một công việc từ ngày này qua ngày khác và công việc đó phải thực sự mang lại giá trị to lớn nhất cho cuộc sống của ông hay công ty của ông, thì đó là công việc nào? Trả lời được câu đó thì ông đã có được công việc quan trọng nhất trong cuộc đời mình rồi. Sau đó, lại hỏi bản thân ông thêm 1 câu nữa, nếu mà có thể làm thêm 2 việc nữa mỗi ngày thì sẽ là 2 việc nào tiếp theo? Gom 3 kết quả thu được từ hai câu hỏi trên thì ông sẽ có được 3 công việc quan trọng nhất rồi đấy.
Trên đây chỉ là ví dụ chung thôi và nó vẫn dễ dàng để xác định trong một vài thứ cụ thể hơn, tôi sẽ đi vào một ví dụ cụ thể như việc chơi đàn guitar chẳng hạn. Bây giờ tôi muốn tìm ra đâu là những việc quan trọng nhất tôi cần làm để chơi đàn tốt. Đầu tiên thử liệt kê ra hết những gì tôi phải làm khi tập guitar xem nào: học hợp âm, luyện ngón, hát đúng tone, học âm giai, học điệu đàn, học về nhịp hay nữa là học nhạc lý này, học cảm âm này, đẹp trai này… Đấy, một đống thứ đều quan trọng phải làm để trở thành một người chơi guitar giỏi, nhưng như thế thì quá nhiều và sẽ khiến ông bị ngộp ngay. Áp dụng nguyên lý xem, nếu chỉ được làm một việc duy nhất mỗi ngày để chơi guitar giỏi hơn thì ông sẽ làm gì? Có lẽ tôi thì tôi sẽ chọn là học hợp âm, dĩ nhiên rồi, biết và thuần thục nhiều hợp âm thì chơi được nhiều bài hơn, thì cũng là giỏi lên rồi và mọi vấn đề trong chơi guitar thì đều cần hợp âm cả. Vậy nếu làm thêm 2 việc nữa thì sẽ chọn cái gì nào? Tôi sẽ chọn tiếp là nhịp và nhạc lý một bài hát không ra đúng nhịp thì nghe như cớt ấy nhở còn nhạc lý thì sẽ giúp chúng ta phát triển xa hơn đúng không nào. Đấy chỉ hai câu hỏi thì chúng ta có thể biết đâu được là thứ quan trọng nhất mà chúng ta nên tập trung vào và mang lại kết quả lớn đúng không và làm tốt những việc đó thì đã thu lại 80% kết quả trong quá trình của chúng ta rồi.
Phương pháp này dựa vào quá trình xác định độ ưu tiên được đặt ra bởi Brian Tracy – tác giả của cuốn sách Eat that frog. Brian nói rằng 90% giá trị mà bạn mang lại cho công ty của bạn chỉ nằm trong 3 công việc đó (3 công việc mà bạn áp dụng phương pháp bên trên để xác định được).
#2 Phân tích thời gian ông đã dành ra cho các công việc đó
Sau khi chúng ta có được danh sách các công việc quan trọng từ bước trên, thì tiếp theo hãy ngồi lại và suy nghĩ xem thời gian trước giờ ông đã dành cho chúng là bao nhiêu. Và lưu ý là ông nên chuẩn bị tinh thần cho một thực tế nghiệt ngã đi, không nhiều như ông nghĩ đâu. Lần đầu tiên tôi làm thử bài tập này, tôi đã nhận ra rằng trước giờ tôi đã không dành quá 40-50% thời gian của mình cho những việc mà được tôi coi là quan trọng nhất trong đời mình. Buồn cười thay khi phần lớn thời gian còn lại thì lại giành cho các công việc được xem là ít quan trọng hơn. Sau khi suy nghĩ kĩ lại thì đây là một số lý do chính của tôi (và có lẽ là của rất nhiều người trong số các ông/bà đọc bài viết này nữa):
- Các công việc được xem là quan trọng thì không thường mang lại cảm giác hài lòng khi thực hiện xong như các công việc ít quan trọng (low impact activites) khác mang lại.
- Các công việc quan trọng thường thử thách bản thân chúng ta nhiều hơn (như việc tìm kiếm khách hàng trong sales chẳng hạn) và đương nhiên là cũng kèm theo rủi ro thất bại cao hơn những công việc ít quan trọng khác.
- Các công việc quan trọng mang tính lặp lại và thường rất đơn điệu, nhàm chán.
Hãy ngồi xuống và thành thật với bản thân ông một lần xem, ông sẽ khám phá ra nhiều điều mà trước giờ bản thân ông nhận định sai lắm đấy.
#3 Lên kế hoạch các công việc đó trong thời gian biểu của mình
Những công việc quan trọng trên nên là các công việc chiếm phần lớn thời gian trong thời gian biểu của ông và nên luôn luôn là vậy. Hãy ngồi xuống, lên kế hoạch và sắp xếp chúng vào lịch làm việc theo tuần, theo tháng của ông sau đó là reset lại quy trình làm việc trước kia của ông để có thể đảm bảo rằng phần lớn thời gian và công sức ông bỏ ra là dành cho chúng, tiếp theo đó là ông có thể xen kẽ vào trong lịch của mình với vài công việc nhỏ, ít quan trọng hơn.
Thực hiện tốt điều trên sẽ đảm bảo được cho ông rằng sự tập trung của ông luôn luôn dành cho đúng nơi – các công việc quan trọng và đồng thời lại giúp cho ông tránh được cảm giác đơn điệu áp lực bằng việc thỉnh thoảng sẽ giải quyết các công việc nhỏ hơn, không phải bóc lột trí não mình quá nhiều.
Một việc cần chú ý nữa là tránh multitasking (làm nhiều việc cùng một lúc) hết sức có thể. Tuy nhiên, trong tình huống mà ông bắt buộc phải multitasking, thì cũng được thôi, nhưng hãy làm nó với các công việc không mấy quan trọng, những công việc nhỏ không cần quá nhiều sự tập trung. Nếu ông multitasking lên các công việc quan trọng thì cá chắc rằng kết quả ông thu được sẽ chẳng ra gì như mong đợi đâu và nếu có ra gì thì thời gian dành cho nó cũng sẽ bị kéo dài hơn dự tính mà thôi. Hãy dẹp hết những thứ mà làm ông sao nhãng trong lúc đang làm các công việc quan trọng đi thì kết quả mang lại sẽ tốt hơn đấy.
#4 Ghi lại quá trình và hiệu chỉnh khi có thể
Không có nghĩa rằng ông có một công việc được sắp xếp trên lịch vào thời điểm đó thì nhất nhất ông phải thực hiện nó như một con robot cả (không nhầm lẫn việc không phù hợp này với sự làm biếng của các ông nhé), ông có thể hiệu chỉnh lại nếu như thấy nó chưa phù hợp với bản thân. Một điều thật sự quan trọng mà ông cần làm thường xuyên đó là review quá trình của bản thân để đảm bảo rằng phần lớn thời gian ông bỏ ra là dành cho đúng việc cần làm. Nếu mới đầu ông vẫn thấy sau khi phân bố lịch trình công việc thì vẫn chưa phù hợp với mình lắm, thì điều này là hết sức bình thường. Nó đều xảy ra với tất cả chúng ta. Hãy cứ thoải mái và hiệu chỉnh lại lịch làm việc của ông vào tuần tiếp theo sao cho bản thân ông cảm thấy ok nhất (tuy nhiên vẫn phải đảm bảo là công việc quan trọng luôn phải chiếm phần lớn thời gian bỏ ra). Cuối cùng, sau vài tuần hoặc vài tháng lặp lại quá trình này thì kết quả mà ông có được đó là một lịch trình làm việc tuyệt vời và phù hợp nhất với ông. Một lịch trình mà có thể giúp ông vừa tập trung phần lớn thời gian vào công việc quan trọng cần thiết, vừa có thể thoải mái hơn với một số công việc với độ quan trọng thấp hơn và lại vừa phù hợp vời thời gian sinh hoạt của ông. Quá tuyệt vời đúng không nào.
___________
Nguyên lý Pareto là một nguyên lý được biến đến rất phổ biến. Càng sớm biết đến nó là bắt đầu nhìn cuộc sống của chúng ta qua lăng kính 80/20 thì cuộc đời của chúng ta sẽ càng trở nên tốt đẹp sớm hơn.
#productivity #work #self_improvement #self #Startup
__________________________________________
Link bài viết gốc: https://medium.com/swlh/use-the-pareto-principle-to-simplify-your-life-b9da4c49f3e9
Link tác giả: https://medium.com/@dipesh17
