Không phải mấy cái mail không mang tính cá nhân đều có dạng thế này à?
>u/cthuluhooprises (10 points)
Ừa, nhưng đối với những học sinh phổ thông hoặc học sinh trung học cơ sở thì họ chỉ mới học mấy cái này để gửi mail cho giáo viên.
>>u/squsquSQUIRTLE (2 points)
*Khụ* Một vài sinh viên còn chả biết cái này…
>>>u/JeeeezBub (2 points)
*KHỤ* Nhiều người lớn cũng thế.
_____________________
u/Santos-McGarry (17 points)
Thật đấy. Bất kể khối lớp nào mà vợ tui dạy (từ khối 6 đến 12), những năm gần đây học sinh cũng thường gửi mấy cái mail kiểu thế này:
(không có tiêu đề)
cô có thể sửa điểm bài hôm trước em làm được không em thực sự cần 100đ vì đã nộp bài
*gửi*
_____________________
u/_jasmonic_acid_ (8 points)
– Trước khi gửi: Kiểm tra xem liệu câu bạn hỏi đã được trả lời hay chưa, ồ, ví dụ như xem dòng in đậm ở đầu trang web của khoá học ấy.
– Sau khi gửi: Đừng có gửi mail thắc mắc tại sao mail đầu tiên của bạn chưa được trả lời khi chỉ mới qua 2 tiếng, nhất là khi bạn gửi thư vào cuối tuần á.
_____________________
u/MastaFryGuy (9 points)
Bạn: *tỉ mỉ làm theo hướng dẫn để viết một cái mail ngắn gọn nhưng lịch sự, nêu chi tiết, đầy đủ vấn đề của mình và kí tên*
Giáo viên:
– gửi từ iPad
_____________________
u/FamilyL0bster (5 points)
Nếu là đại học, hãy nhớ cho giảng viên biết bạn ở lớp nào. Nhiều khi họ có quá nhiều sinh viên hoặc dạy nhiều lớp khác nhau nên việc ghi “Bài tập về Hy Lạp” có thể bị nhầm sang lớp khác đấy.
_____________________
u/Southern_Snowshoe (2 points)
Phần tiêu đề là thứ gây ức chế cho tui nhất luôn. Tui cực kì khó chịu khi nhận được mail công việc mà ghi tiêu đề như “Câu hỏi” hoặc “Thư nháp”. Mấy dòng tiêu đề kiểu đó vô dụng lắm. Bộ viết ra một mô tả ngắn gọn nhưng hữu ích cho nội dung mail khó lắm hả trời? Và dẹp ngay chuyện dùng cùng 1 cái mail để nói về một chủ đề hoàn toàn mới đi. Vì Chúa, hãy soạn thảo một cái mail riêng cho từng chủ đề đi.
_____________________
Ờm thì đứng ở vị trí người nhận mail, mình gặp kha khá trường hợp không viết được 1 cái mail chỉn chu dù đã được nhắc nhở không biết bao nhiêu lần. Và tình trạng gửi 1 cái mail cũng không xong rất hay được GV phản ánh lắm luôn, mình cũng từng thấy vài bạn SV, cũng không nhỏ nhặn gì nhưng viết 1 cái mail hoặc nhắn 1 tin nhắn cho GV mà ta nói đọc chán vô cùng. Hi vọng mỗi người chúng ta đều không quá suồng sã trong những trường hợp cần sự nghiêm túc.
À, ý kiến riêng của mình là khi gửi mail cho GV (cho công việc) thì dùng địa chỉ mail mà trường (hoặc chỗ làm) cấp cho bạn hoặc một cái địa chỉ mail đặt tên đàng hoàng chứ đừng dùng địa chỉ mail đặt tên lung tung nha. Và người nhận mail cũng nên tạo một cái thư hồi âm tự động để người ta biết bạn đã nhận được mail hay chưa á.
_____________________
Dịch bởi Ed
Đây là cái note ( từ năm nào đó) mà mình luôn dùng í, không hẳn cho gv, nhưng dùng chung được.
VĂN HÓA GỬI EMAIL
1. ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC XIN THAM KHẢO MẪU SAU:
Chủ đề email: “Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)”
Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)
Em là … đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).
(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.)
Về việc A, ….
Về vấn đề B, …
Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là …
Vì vậy, em đề xuất mình có thể …
Bước tiếp theo, mong chị gửi em … . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại … (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn)
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Tên)
2. ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC:
Gửi chị A,
Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:
Về việc X, …
Về việc Y, …
Để em có thể tiến hành …, xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:
1. Câu hỏi
2. Câu hỏi
Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là …
Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày … để kịp tiến hành … đúng hạn.
Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban … để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.
Thân gửi,
(Tên)
3. ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP:
Gửi chị A,
Em là … ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc …
Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề … và gửi cho em … để có thể tiến hành … trước ngày xx/xx
Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Tên)
4. CHECK LIST ĐỂ DÒ LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI:
– Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
– Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
– Tên mọi người đã đúng chưa?
– Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
– File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?
– Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
– Còn lỗi chính tả nào không?
– Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?