Dưới đây là 5 mẹo giúp bạn hoàn thiện bài thuyết trình thiết kế tiếp theo của mình.
“TIẾN SĨ GÂY MÊ” LÀ AI ?
Người thuyết trình kém – thường nhồi nhét những gì có vẻ như là cả một phần tư liệu giá trị nghiên cứu vào mỗi slide và sau đó tiến hành đẩy nhanh quá trình thuyết trình. Nhìn vào khán giả và nhãn cầu đang nhìn chằm chằm hoặc nheo mắt vào các trang trình bày. Bất kể ý tưởng của các nhà thiết kế có sáng tạo đến đâu, bài thuyết trình cũng không bán được chúng.
Mặt khác, một bài thuyết trình nổi bật giống như một bài phát biểu quan trọng. Nó không chỉ thu hút khán giả mà còn kích thích và truyền cảm hứng cho mọi người đang lắng nghe, bao gồm cả những khách hàng quan trọng và các bên liên quan nội bộ.
Từ khả năng A-plus của bạn để đồng cảm với khán giả đến hiểu biết của bạn về thiết kế hiệu quả, bạn tràn đầy tiềm năng trở thành một người thuyết trình xuất sắc. Điều duy nhất bạn cần biết là cách triển khai các kỹ năng thiết yếu này một cách hiệu quả.
Rất may, Nick Hahn, giám đốc tư vấn hệ thống thiết kế của InVision (và chính người thuyết trình cấp Steve Jobs), đã tham gia để chia sẻ một số mẹo thuyết trình hay nhất của anh ấy. Đọc chúng và đánh bật cái tiếp theo của bạn ra khỏi công viên (hoặc Phòng thu phóng).
1- HÃY LÀ MỘT NGƯỜI KỂ CHUYỆN (VÀ ÍT DỰA VÀO CÁC TRANG TRÌNH BÀY ĐẦY DỮ LIỆU)
Nick liên tục đưa ra các câu hỏi về việc một người nên sử dụng bao nhiêu trang trình bày hoặc bao nhiêu nội dung cần đưa vào mỗi trang trình bày. Anh nói: “I tend to err on the side of ‘the less content per slide, the better’”. Bằng cách đó, bạn có thể kiểm soát câu chuyện và đưa vào các yếu tố kể chuyện hấp dẫn.
Giả sử bạn đang trình bày với một sếp lớn và bạn đang cố gắng thông báo lý do tại sao một quy trình nội bộ cụ thể lại khó — nhưng sếp lớn không tham gia vào quy trình này mỗi ngày, vì vậy họ không tự động đồng cảm với những thách thức. Thay vì dựa vào các giả định, hãy kể câu chuyện dưới góc nhìn của các nhà thiết kế hoặc kỹ sư đang gặp phải vấn đề. Ví dụ: thay vì chỉ nói: “Thay đổi này sẽ giải quyết vấn đề X”, hãy giải thích những áp lực mà người dùng của bạn đang phải chịu hoặc những rào cản đang cản trở họ.
Dữ liệu, biểu đồ thanh và số có thể giúp kể câu chuyện này, nhưng thường thì chúng có thể làm sa lầy các trang trình bày và mất tập trung khỏi thông điệp tổng thể của bạn, Nick nói. Sẽ rất hữu ích nếu có một số liệu thống kê mạnh mẽ để xác định điểm bạn đang cố gắng đạt được. Nhưng khi bạn cân nhắc bài thuyết trình của mình bằng các biểu đồ, bạn đang yêu cầu khán giả lọc ra những tạp âm và tìm ra thông tin quan trọng nhất. Giúp họ dễ dàng nhất có thể và chỉ cho họ biết những gì họ cần biết.
2- HÃY COI BÀI THUYẾT TRÌNH CỦA BẠN NHƯ MỘT SỰ KIỆN NÓI TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG
Một cách nhanh chóng để đánh mất khán giả của bạn là quay lưng lại với họ và đọc từ các trang trình bày, nguyên mẫu hoặc tự do mà bạn đang trình bày. Một số bài thuyết trình hấp dẫn nhất mà Nick đã xem có màn hình đen trơn với một vài từ hoặc hình ảnh trên mỗi trang chiếu. Người thuyết trình đã nhấp qua và kể lại câu chuyện của mình một cách trôi chảy. Để đạt được điều này, hãy coi bài thuyết trình của bạn nhiều hơn như một sự tham gia diễn thuyết trước đám đông mà bạn đang thực hiện một bài phát biểu quan trọng, Hahn nói. Mọi thứ bạn hiển thị trên các trang trình bày là một phụ kiện cho những gì bạn đang nói.
3- CÓ SỰ ĐỒNG CẢM VỚI KHÁN GIẢ CỦA BẠN
Sự đồng cảm là một nguyên tắc chủ chốt trong thiết kế và nó cũng áp dụng cho việc thuyết trình. Giả sử một công ty đã thuê bạn làm nhà tư vấn để đến và giải quyết các sai sót của sản phẩm. Điều quan trọng là phải biết đối tượng của bạn. Ví dụ, nếu người cần ghi lại ý tưởng của bạn là người đã thiết kế sản phẩm ban đầu thì sao? Bạn có thể sẽ không giành được những người hâm mộ nồng nhiệt bằng một lời chỉ trích mạnh mẽ. Thay vào đó, Nick gợi ý sử dụng một kịch bản ngoại giao tốt hơn, như thế này:
- Bạn đã nói với tôi rằng bạn muốn‘ X ’xảy ra.
- Tôi đã quan sát mọi thứ hiện đang diễn ra như thế nào qua lăng kính của người dùng và họ đang gặp khó khăn khi đạt được ‘X’ vì lý do này lý do nọ.
- Bây giờ chúng ta hãy khắc phục những điều này để chúng ta có thể cùng nhau đạt được ‘X’.
Khi bạn thực hiện phương pháp này, nó không chỉ mang tính cộng tác và truyền cảm hứng mà bạn có nhiều khả năng nhận được sự ủng hộ hơn là trình bày một câu chuyện như “bạn đã làm sai vấn đề này, và bây giờ tôi sẽ sửa chữa nó”.
4- TẬP LUYỆN GIÚP HOÀN HẢO HƠN
Nick chỉ ra rằng, một diễn viên hài thường xuyên bán hết các đấu trường sẽ không xuất hiện trên sân khấu và biểu diễn với tài liệu mà cô ấy chưa từng thử nghiệm trước đây. Tương tự, với tư cách là một người thuyết trình, bạn muốn xem những gì tiếp cận và những gì không, sau đó điều chỉnh bản trình bày của bạn. Nếu bạn đang làm việc trên một sản phẩm mà bạn cần trình bày, chẳng hạn như hai tuần, hãy bắt đầu trình bày vài ngày với đồng nghiệp hoặc người quản lý mà bạn cảm thấy thoải mái. Tại thời điểm này, bạn có thể chỉ trình bày những vấn đề bạn đã phát hiện ra. Sau đó, một vài ngày sau, hãy thực hành lại bài thuyết trình của bạn, lần này là thêm vào các giải pháp khả thi. Tiếp tục mở rộng vòng kết nối của bạn. Những bài thuyết trình thực hành này cho phép phê bình. Khi đến giờ thuyết trình, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn và có một bài thuyết trình trau chuốt hơn, Nick giải thích.
5- ĐỪNG BẮT ĐẦU VỚI VIỆC THIẾT KẾ BẢN TRÌNH BÀY
Khi bạn bắt đầu xây dựng bản trình bày, hãy chống lại sự thôi thúc bắt đầu bằng Freehand, Google Trang trình bày hoặc bất kỳ chương trình trình bày nào bạn sử dụng. Mẹo này là một trong những thủ thuật thuyết trình hay nhất mà Nick đã học được trong sự nghiệp của mình. Trên thực tế, đó là điều mà anh ấy ước mình học sớm hơn.
Khi bạn chuyển thẳng đến công cụ trình bày, bạn đang giao cho bộ não của mình hai nhiệm vụ khác nhau đáng kể:
- Tạo câu chuyện
- Làm cho các trang trình bày trở nên dễ trình bày.
THAY VÀO ĐÓ
Nick khuyên bạn nên mở một tài liệu và thực hiện cách tiếp cận dạng tự do: Nhập những gì bạn muốn nói trong bản trình bày của mình. Không có chỉnh sửa nào vào thời điểm này. Chỉ để nó chảy và làm trống thông tin khỏi não của bạn.
Khi bạn đã có tất cả các phần ở đó, bạn có thể bắt đầu tổ chức thông tin của mình: Chia nó thành các phần và sau đó thu nhỏ. Từ đó, đưa ra các dấu đầu dòng tiêu đề có thể biến thành tiêu đề trang trình bày. Bằng cách đó, bạn đã có một câu chuyện hấp dẫn đồng bộ với các trang trình bày của mình.
