Nhận thấy vai trò hết sức quan trọng mang tính truyền thống của tổ chức làng xã trong đời sống xã hội Việt Nam, ngày 27/8/1904, Toàn quyền Đông Dương ra Nghị định về việc tổ chức bộ máy quản trị cấp xã ở Nam Kỳ. Đây là văn bản đầu tiên đánh dấu sự can thiệp của thực dân Pháp trong việc cai trị làng xã tại Việt Nam.
Đây cũng là bước đầu tiên của một chủ trương quan trọng mà chính quyền thuộc địa tiến hành nhằm nắm bắt tổ chức và hoạt động của các làng xã. Chủ trương này đương thời gọi là “Cải lương Hương chính” được tiến hành ở khắp 3 kỳ, nhưng với những biện pháp khác nhau.
Nghị định gồm 5 phần, 30 điều, theo đó việc quản trị mỗi xã nằm trong tay một tổ chức mang tên Hội đồng Đại kỳ mục (Conseil de Grands Notables). Tiêu chuẩn để được đứng trong hàng ngũ kỳ mục phải là những điền chủ hoặc những người giàu có sung túc nhất trong xã. Tất cả các kỳ mục trong xã sẽ nhóm họp và lựa chọn tối thiểu 11 người để lập thành Hội đồng Đại kỳ mục.
Thành phần Hội đồng Đại kỳ mục được sắp xếp theo thứ tự như sau:
Chủ tịch: Hương cả
Phó chủ tịch: Hương chủ
Các Uỷ viên: Hương sư, Hương trưởng, Hơng chánh, Hương giáo, Hương quản, Hương bộ (hay Thủ bộ), Hương thân, Xã trưởng hoặc Thôn trưởng, Hương hào.
Tiếp đến là Chánh lục bộ cũng được xếp vào hàng đại kỳ mục nhưng không có ghế trong Hội đồng.
Các kỳ mục khác (Đại kỳ mục và Tiểu kỳ mục) vẫn được giữ nguyên danh hiệu, hạng, đặc quyền và phải tuân thủ các quy định bắt buộc theo lệ làng. Số lượng và quyền hạn thay đổi tuỳ theo nhu cầu của từng hạng và vai trò.
Danh sách toàn thể các kỳ mục trong xã được lưu, bổ sung thường xuyên tại đình làng và phải sao nộp tại văn phòng của quan cai trị – chủ tỉnh.
Để được bổ dụng làm Hương hào (cấp bậc thấp nhất trong số đại kỳ mục nêu trên), trước hết phải là người được đứng trong hàng ngũ kỳ mục của xã ít nhất 1 năm và tuổi từ 24 trở lên.
Trường hợp Hội đồng Đại kỳ mục khuyết vị trí nào đó, các kỳ mục trong xã được quyền lựa chọn người bổ sung. Nếu xảy ra bất đồng trong việc lựa chọn, quan cai trị – chủ tỉnh sẽ có quyền tối hậu quyết định.
Mỗi ủy viên trong Hội đồng Đại kỳ mục, sau thời gian tối thiểu 2 năm làm việc mà thôi không muốn làm nữa, được bảo lưu vĩnh viễn danh hiệu cấp bậc mà họ vừa kinh qua, nếu không mắc phải sai phạm nào trong quá trình làm việc.
Phần II. Chức năng của các uỷ viên Hội đồng Đại kỳ mục – Quan hệ với các cơ quan khác
1. Hương cả giữ chức Chủ tịch Hội đồng Đại kỳ mục; trường hợp vắng mặt, Hương chủ sẽ thay Hương cả đảm nhiệm vị trí này.
2. Hương cả, Hương chủ, Hương sư và Hương trưởng có quyền chỉ đạo và giám sát công việc của các kỳ mục khác, quản lý tài sản của xã, lập ngân sách xã, giám sát việc thu chi của ngân sách hàng xã, giữ quỹ xã.
3. Hương chánh cố vấn và theo dõi công việc của Thôn trưởng hoặc Xã trưởng, Hương thân, Hương hào; giải quyết, dàn xếp, hoà giải tranh chấp giữa người dân trong làng.
4. Hương giáo phụ trách giáo huấn các kỳ mục trẻ tuổi và chỉ cho họ biết nhiệm vụ của mình đối với xã.
5. Hương quản là người đứng đầu lực lượng cảnh sát hành chính và tư pháp của làng, là trợ tá chính của Biện lý và theo chức danh đó, Hương quản chịu trách nhiệm duy trì trật tự trị an trong xã và giải quyết các vụ kiện xảy ra trong xã; theo dõi các tuyến đường bộ và đường sông, đường sắt, cầu và đường dây điện tín. Giúp việc cho Hương quản là Hương thân, Xã trưởng, Hương hào. Hương quản trực tiếp chỉ đạo Hương tuần, Cai tuần, Cai thị, Cai thôn, Trùm và Trương, những người có quyền hạn của nhân viên cảnh sát.
6. Hương bộ (còn gọi là Thủ bộ hay Thủ bạ) phụ trách sổ đinh, sổ địa bạ và các hồ sơ, sổ sách thu chi của xã.
7. Hương thân, Xã trưởng hay Thôn trưởng và Hương hào là 3 uỷ viên chấp hành của Hội đồng Đại kỳ mục, chịu trách nhiệm thi hành những quyết định của Hội đồng và đặt dưới quyền kiểm soát, giám sát trực tiếp của Hương chánh và Hương quản. Hương thân là người đứng đầu trong số uỷ viên chấp hành này. Xã trưởng (hay Thôn trưởng) là người giữ triện của xã và là người trung gian giao tiếp giữa xã và chính quyền cấp trên. Hương hào đặc trách an ninh trật tự của xã. Bộ ba này trực tiếp chịu trách nhiệm: lập danh sách những người phải đóng thuế, phải đi làm xâu; thu thuế của xã dân và nộp cho cấp trên, v.v… Ngoài ra, họ còn có quyền chứng thực mọi giấy tờ cho xã dân. Trường hợp, Hương thân và Hương hào vắng mặt, thì có thể thay thế bằng hai kỳ mục khác trong Hội đồng nhưng Xã trưởng nhất thiết phải có mặt.
8. Chánh lục bộ là người duy nhất hoặc với sự trợ giúp của Phó lục bộ được giao trông giữ sổ đăng ký hộ tịch của làng xã.
